¿Por cuánto tiempo es obligatorio guardar las facturas en España?
En España, la conservación de facturas y documentos relacionados con la actividad empresarial es una obligación legal tanto para personas físicas como jurídicas. Esta obligación está regulada por varios marcos legales, principalmente por la Agencia Tributaria (Hacienda) y el Código de Comercio.
Estos dos organismos establecen plazos específicos para la conservación de facturas, aunque los tiempos pueden variar en función de la normativa aplicable. En este artículo, te explicaremos cuánto tiempo debes guardar las facturas según la ley tributaria y comercial, y las consecuencias de no cumplir con estas obligaciones.
Obligaciones fiscales: ¿Cuánto tiempo exige Hacienda?
Según la normativa de la Agencia Tributaria (Ley General Tributaria), las facturas y demás documentos contables relacionados con la actividad económica deben conservarse durante cuatro años. Este plazo se aplica para garantizar que Hacienda pueda revisar la documentación en caso de inspección o auditoría.
Este periodo de cuatro años se refiere al plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, que es el tiempo durante el cual Hacienda puede revisar y exigir responsabilidades sobre las declaraciones de impuestos presentadas. Una vez transcurridos estos cuatro años, las posibles infracciones o irregularidades prescriben, y Hacienda ya no puede reclamar pagos o sanciones relacionadas con esos ejercicios fiscales.
Es importante destacar que este plazo de cuatro años comienza a contar desde el final del periodo voluntario de presentación del impuesto correspondiente. Por ejemplo, si una empresa presenta su declaración de IVA el 31 de enero de 2024, el plazo de prescripción para esa declaración comienza el 1 de febrero de 2024 y finalizará el 31 de enero de 2028.
Excepciones a los cuatro años de Hacienda
Existen situaciones en las que el plazo de conservación puede ser mayor:
- Facturas de bienes de inversión: Si una empresa ha adquirido bienes de inversión, como maquinaria o inmuebles, las facturas deben conservarse durante todo el periodo en que se esté aplicando la deducción de IVA por dichos bienes. Esto puede extenderse más allá de los cuatro años si las deducciones se reparten a lo largo de varios ejercicios fiscales.
- Períodos ampliados: Si Hacienda inicia una investigación o inspección antes de que el plazo de prescripción haya finalizado, este puede ampliarse, extendiendo el plazo de conservación de las facturas hasta que finalice el proceso.
Obligaciones comerciales: lo que exige el Código de Comercio
El Código de Comercio, por otro lado, establece un plazo diferente para la conservación de facturas y otros documentos contables.
Según el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios están obligados a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante seis años. Este plazo comienza a contar desde el último asiento registrado en los libros de contabilidad.
Esta obligación afecta tanto a personas físicas como a empresas, y no se limita exclusivamente a las facturas, sino que incluye cualquier tipo de documento relacionado con la actividad comercial, como contratos, libros contables, albaranes, facturas emitidas y recibidas, entre otros.
Diferencias entre Hacienda y el Código de Comercio
Aunque el plazo general de conservación de documentos según Hacienda es de cuatro años, el plazo estipulado por el Código de Comercio es mayor, de seis años. Esto puede generar cierta confusión entre los empresarios o autónomos, pero lo más recomendable es conservar la documentación durante el mayor periodo establecido, es decir, seis años. Así se cumple con ambas normativas, evitando cualquier posible problema legal o administrativo.
Documentos que debes conservar
Entre los documentos que deben mantenerse durante el plazo establecido por Hacienda y el Código de Comercio, se incluyen:
- Facturas emitidas y recibidas: Tanto las relacionadas con la compra como con la venta de productos o servicios.
- Libros contables: Incluyendo los libros de inventarios, balances, y libros de diario.
- Declaraciones fiscales: Cualquier declaración presentada ante Hacienda, como las de IVA, IRPF, o impuesto de sociedades.
- Recibos y comprobantes: Incluyendo los relacionados con gastos, nóminas, y cualquier otro gasto deducible.
- Contratos y acuerdos: Especialmente aquellos que generen obligaciones fiscales o contables.
Consecuencias de no cumplir con las obligaciones de conservación
No conservar las facturas y demás documentos contables dentro de los plazos establecidos puede acarrear serias consecuencias para las empresas y los autónomos. Algunas de las principales sanciones incluyen:
- Inspecciones y sanciones de Hacienda: En caso de una inspección, si Hacienda solicita documentación relacionada con un ejercicio fiscal que aún no ha prescrito y no se puede proporcionar, se pueden imponer sanciones económicas. Además, si hay indicios de fraude o irregularidades, Hacienda puede reclamar los impuestos no pagados con los correspondientes intereses de demora.
- Multas por infracciones contables: El Código de Comercio también establece sanciones si no se conservan adecuadamente los documentos contables, como la imposición de multas o incluso la nulidad de ciertas operaciones comerciales si no se pueden acreditar mediante la documentación requerida.
- Problemas en litigios: Si en algún momento la empresa o el autónomo se ve envuelto en un litigio, la falta de documentación puede afectar negativamente la resolución del caso. La documentación es esencial para probar la validez de contratos, facturas y otras operaciones.
Recomendaciones para una correcta conservación de las facturas
- Digitalización: La ley permite la digitalización de facturas, siempre que los documentos digitalizados sean idénticos a los originales y estén validados con firma digital o sistemas de archivo electrónico homologados por la ley.
- Organización sistemática: Mantener un archivo organizado, tanto físico como digital, facilita el acceso a la información en caso de una inspección o auditoría.
- Contratar servicios de asesoría contable: Un buen asesor contable puede garantizar que se cumplan todas las obligaciones legales y que se conserven los documentos necesarios de manera adecuada.
En resumen, en España, las facturas deben conservarse por un mínimo de cuatro años según la normativa de Hacienda, y por seis años según el Código de Comercio. Para evitar problemas legales y sanciones, es recomendable conservar toda la documentación contable durante seis años, cumpliendo así con ambas normativas. Además, la digitalización y una buena gestión documental pueden facilitar el cumplimiento de estas obligaciones y mejorar la eficiencia empresarial.









